Apa sih Manajemen Proyek?

Ada yang menarik dari diskusi saya dengan teman kerja secara ngga sengaja beberapa waktu lalu, karena seharusnya pada malam itu saya harus pulang cepat karena anak2 sudah menunggu pesanan kwetiau mereka 🙂 Tapi ngga tahu kenapa, memang sudah ditakdirkan saya harus stay lama diskusi dgn teman saya karena pesanan ojek online malam itu lama banget dapetnya.

Anyway, singkat cerita, dari obrolan ngalor ngidul mulai dari istilah2 furniture yang awam banget buat saya seperti MDF, Veneer, kayu solid, and so on, sampai ke masalah workflow kerjaan.  Nah ini yang menarik buat saya karena dari obrolan kita seharusnya bisa dibuat 1 kesimpulan yang bisa kita ajukan ke Manajemen.  Hahaha … Well ya at least nama kita bisa dicatat sebagai karyawan yang memiiki dedikasi untuk memikirkan company tempat kita bekerja supaya bisa jadi lebih baik in future.

Saya coba untuk menuangkan poin-poin diskusi tersebut secara bertahap ya supaya pembahasannya bisa sedikit lebih detail.  Dan untuk poin pertama yang akan saya bahas adalah mengenai  Manajemen Proyek dalam pekerjaan.  Wow kesannya bahasa langit banget yah?  Tapi untuk sebagian pekerja yang berkutat dengan project, di bidang usaha apa saja harusnya familiar dengan istilah ini.  Ini bukan istilah langit dan ini juga bukan melulu untuk pekerja yang kerjaannya di “lapangan”.  Dan karena saya juga bukan pakar ataupun orang yang belajar khusus mengenai ManPro,  maka tulisan di bawah ini cuma sebuah coretan atas pemahaman saya yang masih dangkal tentang ManPro.

Coretan saya ini selain terinspirasi dari diskusi saya dengan rekan kerja saya, juga terinspirasi dari mantan atasan saya yang sangat luar biasa “berjasa” dalam memberikan ilmu-ilmunya.  Dan dari beliau lah pertama kali saya kenal istilah Manajemen Proyek walaupun sebatas kulit luarnya.  Tapi dari kulit luar saja saya sudah bisa menyimpulkan betapa pentingnya sebuah “Manajemen Proyek” dalam suatu kegiatan (baca project) yang dibuat dalam 1 perusahaan.  (Syukron jazakallah Pak AS for the knowledge that you’ve shared.  Semoga bisa menjadi ladang amal jariyah Bapak ya.  Aamiin …)

Saya copas definisi Manajemen Proyek dari Wikipedia sbb :

Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek. Proyek adalah sebuah kegiatan yang bersifat sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya (dan biasanya selalu dibatasi oleh waktu, dan seringkali juga dibatasi oleh sumber pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik dan un

Dari definisi di atas, menurut kacamata awam saya, ManPro itu semacam rencana terstruktur yang harus diterapkan ketika Perusahaan atau siapapun dalam 1 kelompok orang akan mengadakan kegiatan / project yang menuntut adanya ketepatan waktu antara persiapan dengan puncak acara; dan juga yang ngga kalah penting adalah masalah cost efficiency.  Dengan menerapkan ManPro diharapkan project yang telah dirancang sebelumnya akan berjalan lancar dan sukses.

Berdasarkan pengalaman saya, ketika Perusahaan telah menetapkan adanya 1 project tertentu maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah menunjuk PM (Project Manager) nya.  Ini penting banget.  Karena kapal ngga akan bisa jalan kalau ngga ada nahkoda, pesawat juga ga bisa terbang kalo ngga ada pilot, angkot ga akan jalan kalo ga ada supirnya, dan rumah tangga juga ga bisa berjalan sakinah mawaddah warohmah kalo ngga ada suami sholeh yang jadi pimpinan (cie …. Prikitiw 🙂 ).  Intinya adalah harus ada PEMIMPIN nya.  Kalau ngga ada yang mimpin, siapa yang akan menuntun sampai ke garis finish??

Dan dari pengalaman saya, PM itu bisa ditunjuk atau bisa juga ada orang yang berani mengajukan dirinya sendiri.  Tapi yang saya sebut belakangan kayanya amat jarang terjadi ya 🙂  Diusahakan orang yang menjadi PM adalah orang yang paham akan project yang akan dijalankan.  Berkaca dari sabda Rasulullah SAW : “Apabila suatu urusan diserahkan kepada bukan ahlinya maka tunggu saat kehancurannya” (HR Bukhari).  Masalah usia bukan jaminan selama orang tersebut memang memiliki kemampuan di bidang project yang akan dijalankan.

Langkah berikutnya adalah mengadakan meeting untuk membentuk panitia kecil dan juga detail dari project yang akan dilakukan.

Langkah ketiga membuat schedule atau dalam ManPro disebut Gantt Chart.  Ini juga penting banget.  Sekali lagi : PENTING BANGET.  Apa sih Gantt Chart?  Ini saya copas dari http://www.gantt.com/ :

 “A Gantt chart, commonly used in project management, is one of the most popular and useful ways of showing activities (tasks or events) displayed against time”

Ingatan manusia itu terbatas banget.  Apalagi untuk Mahmud seperti saya yang sangat multitasking di rumah dan di kantor (halah apa coba).  Eh tapi bener lo, dari artikel yang pernah saya baca, wanita (lebih tepatnya Ibu)  yang sering mengerjakan beberapa pekerjaan sekaligus memiliki bahaya penurunan daya ingat.  Kenapa?  Karena pada saat kita mengerjakan pekerjaan dalam waktu bersamaan maka otak dipaksa bekerja berlebih, dan jika dilakukan dalam waktu yang sering maka sedikit demi sedikit daya ingat menjadi berkurang.

Ok, back to topic.  Karena ingatan manusia terbatas maka perlu ada tool yang bisa mengontrol ingatan tersebut.  Tool itu dalam ManPro disebut Gantt Chart.  Chart ini disebut Gantt Chart karena mengikuti nama penemunya : Henry Laurence Gantt seorang konsultan Manajemen berkebangsaan Amerika dan berlatar belakang insinyur mekanik.

(sumber : Wikipedia bahasa Indonesia).

Dengan adanya Gantt Chart, PM dapat dengan mudah mengontrol pekerjaan tim nya.  Jika ada pekerjaan yang tidak selesai dalam waktu yang telah ditetapkan, PM dapat langsung mengadakan meeting kecil untuk membahas kendala yang dihadapi dan way out nya.

Kebayang ngga gimana kalau ada project yang deadline nya mepet banget tapi ngga dikontrol sama alat pengingat semacam gantt chart ini?  Udah bisa ditebak : kerjaan KACAU.  Kalau projectnya berhasil tanpa ada alat pengingat atau tidak mengikuti langkah-langkah di atas, maka itu menurut saya adalah hanya anugrah Tuhan yang Maha Baik.  Tapi kalau kita sudah menjalankan step-step di atas trus projectnya gagal, maka itu adalah takdir Tuhan. Tapi setidaknya tim yang terlibat di dalamnya “tidak bersalah” karena telah berupaya sesuai prosedur di atas.

Last but not least, Review Meeting setelah project menurut saya juga perlu dilakukan untuk melakukan review atau sebagai sarana untuk bertukar masukan dari semua anggota tim apa saja yang perlu dipertahankan dan mana yang perlu di-improve sehingga the next project tidak akan terjadi kesalahan yang sama.

Well, itu coretan sederhana saya tentang Manajemen Proyek yang sepertinya masih jauh dari sempurna.  Mudah-mudahan bisa menginspirasi.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

More Info : 0812-8446-1997Call